27 stycznia 2020 Udostępnij

Poradnik. Jak wybrać lokal na konferencję, szkolenie lub warsztaty?

​Kiedy naszym zadaniem jest zorganizowanie konferencji, szkolenia czy warsztatów, jedną z najważniejszych decyzji do podjęcia jest wybór właściwego miejsca czy po prostu lokalu. Od wielu aspektów, które dotyczą właśnie jego, zależeć może, czy całość zaliczymy do spektakularnych sukcesów, czy też do wydarzeń, o których chcemy zapomnieć naprawdę szybko. Dzisiaj podpowiemy Wam, na co zwracać uwagę, jeżeli poszukujemy lokalu na konferencję, szkolenie lub warsztaty.

Ilość potrzebnego miejsca

To kwestia, która powinniśmy określić w pierwszej kolejności. Z jednej strony musimy brać pod uwagę ilość osób, która ma się pojawić na naszym wydarzeniu, pamiętajmy jednak o przestrzeni, która będzie potrzebna na wszelakie aktywności. W końcu np. poszczególne warsztaty mogą wymagać odpowiedniej przestrzeni do pracy i działania. Jeżeli podobny event organizowaliśmy wcześniej, będzie nam znacznie łatwiej, jednak jeżeli to coś nowego – koniecznie dokładnie określmy potrzebną dla nas przestrzeń oraz jej ułożenie czy zagospodarowanie, jeżeli będzie to miało dla nas jakieś znaczenie.

Cena oraz lokalizacja

Oto kolejne aspekty, po których będziemy segregować dostępne nam obiekty już na samym początku. Koniecznie określmy budżet, jakim dysponujemy. Oczywiście może być on ruchomy, jednak powinniśmy wybrać jedną kwotę, wokół której się obracamy. Warto założyć w tym przypadku kwotę optymalną, zazwyczaj niższą, a dopiero w momencie, w którym potencjalnie nie uda nam się znaleźć odpowiedniego lokalu, będziemy go szukać w wyższej, również ustalonej wcześniej, cenie.

Podobnie jest z lokalizacją. Na początku warto określić lokalizację optymalną, po czym warto określić lokalizacje dopuszczalne. W tym przypadku można je też zestawić z cenami. I w takim przypadku w lokalizacji X dopuszczamy cenę do kwoty Y, a w lokalizacji Z dopuszczamy lokale w cenie Q. Dzięki takim założeniom po prostu wiemy, czego szukamy, co ułatwi nam poszukiwania.

W przypadku lokalizacji warto również zwrócić uwagę na aspekt, jakim jest łatwość trafienia w dane miejsce. Może się bowiem okazać, że jest to rzecz na tyle skomplikowana, że dane miejsce warto odpuścić lub założyć, że goście mogą mieć problemy z dotarciem. W takim przypadku sprawdzi się np. mapka lub pracownik ustawiony w charakterystycznym punkcie, który poprowadzi gości wydarzenia dalej.

Na pewno zainteresować się również tym, co znajdziemy w okolicy. Mowa o sąsiednich salach, lokalach, firmach czy po prostu sąsiadach. Chcemy, by nasze wydarzenie było odpowiednio prestiżowe, stąd warto sprawdzić, czy podczas wieczornych warsztatów nie będzie przeszkadzał nam hałas z klubu obok lub, czy obok nie będą odbywać się np. jakieś mniej poważne zajęcia. W innym przypadku możemy zostać naprawdę niemile zaskoczeni.

Niezbędne zaplecze techniczne

Oto kwestia absolutnie kluczowa. Od samego początku warto mieć ustalony sprzęt oraz inne akcesoria, które będą nam potrzebne. Warto też zaznaczyć co posiadamy my, jak organizatorzy, czego oczekujemy od lokalu oraz co – ewentualnie – możemy sami zorganizować, jeżeli zajdzie taka potrzeba.

Projektory, nagłośnienie, flipcharty, mikrofony oraz wiele innych - upewnijmy się, że znajdziemy na miejscu wszystko, czego potrzebujemy. I upewnijmy się również, że jest to sprzęt, który będzie kompatybilny z naszym. Idealnym przykładem mogą być złącza w naszym komputerze – gdy my posiadamy port HDMI, w lokalu może występować ten VGA lub odwrotnie. Oczywiście tutaj z pomocą mogą pojawić się przejściówki, jednak tylko w momencie, w którym będziemy zdawać sobie sprawę z tego, że będą nam one potrzebne. Każdy wie, że poszukiwanie przejściówek na ostatnią chwilę to nic przyjemnego i nie zawsze kończy się to sukcesem.

Jakość obsługi oraz wsparcia

Pamiętajmy, aby od początku oceniać też po prostu jakość współpracy i obsługi ze strony pracowników danego lokalu. Czy łatwo się z nimi kontaktować? Czy gdy obiecują przesłać nam konkretne materiały, to są one na czas? Czy cierpliwie odpowiadają na nasze pytania i czy szukają rozwiązania dla naszych problemów? Może się bowiem okazać, że pomimo tego, że wybierzemy lokal, który spełnia nasze oczekiwania, to nie będziemy z niego zadowoleni, właśnie przez obsługę i pracowników, którzy go obsługują.

Catering

I chociaż nie zawsze jest on stricte związany z danym lokalem, to często możemy zdecydować się właśnie na dania, które oferuje miejsce, gdzie wszystko się odbędzie. Możliwe, że będzie to wtedy tańsza opcja, stąd zawsze warto ją rozważyć. Pamiętajmy jednak, by spróbować dań, które będą nas interesować, dopytać o składniki, o kawę, która może być podawana czy o słodycze, które pojawią się na przerwie kawowej. Pamiętajcie – dobry catering to kolejny z kluczy do sukcesu naszego wydarzenia. Jego niska jakość może przyćmić wiele plusów, na które tak ciężko pracowaliśmy, nie możemy więc do tego dopuścić!